NR. 17
Documente necesare pentru inregistrarea in registrul comertului, inregistrarea
fiscala si autorizarea functionarii unei sucursale infiintata in Romania de o
firma cu sediul in strainatate sau de un grup european de interes economic*:
1. Cerere de inregistrare (original);
2. Hotararea organului statutar competent privind infiintarea sucursalei prin
care se desemneaza si persoana imputernicita sa reprezinte sucursala;
3. Actul constitutiv si statutul comerciantului din strainatate daca sunt
continute in documente separate, impreuna cu toate modificarile acestor
documente sau actul constitutiv actualizat, original sau copie certificata si
traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura sa fie
legalizata de un notar public;
4. Actul de imputernicire a reprezentantului sucursalei, daca acesta nu a fost
numit prin hotararea organului statutar competent (copie tradusa si legalizata);
5. Actele de identitate ale persoanelor imputernicite sa reprezinte sucursala (copii);
6. In cazul sucursalelor comerciantului din state care sunt membre ale UE,
documentele contabile ale agentului economic din strainatate, asa cum sunt ele
intocmite, auditate si publicate in conformitate cu legea statului membru care
guverneaza comerciantul din strainatate;
7. In cazul sucursalelor comerciantilor din state care nu sunt membre ale UE sau
ale Spatiului Economic European, documente care sa ateste sediul social al
comerciantului din strainatate, obiectul de activitate al acestuia si, cel putin
anual, suma capitalului subscris, daca aceste informatii nu sunt in documentele
prevazute in actul constitutiv si statutul comerciantului din strainatate precum
si documentele contabile ale agentului economic din strainatate, auditate si
publicate in conformitate cu legea din Romania, cu exceptia cazurilor in care
legea comerciantului din strainatate prevede reglementari echivalente cu cele
din UE.
8. Certificatul, in traducere certificata, de la registrul in care este
inmatriculat comerciantul din strainatate, care sa ateste existenta societatii;
9. Daca este cazul, se inregistreaza mentiuni referitoare la:
- deschiderea unei proceduri judiciare sau extrajudiciare de insolventa privind
pe comerciantul din strainatate;
- dizolvarea societatii din strainatate, numele si puterile lichidatorilor,
finalizarea lichidarii;
- inchiderea sucursalei.
10. Notificarea transmisa Bancii Nationale a Romaniei de catre autoritatea din
statul membru de origine in cazul sucursalei unei institutii de credit, conform
prevederilor art. 48 din O.G. nr. 99/2006;
11. Autorizarea Bancii Nationale a Romaniei pentru infiintarea sucursalei in
cazul institutiilor de credit cu sediul in state terte, conform art. 67 din O.G.
nr. 99/2006;
12. Certificatele de cazier fiscal pentru reprezentantii legali ai acesteia care
au domiciliul/resedinta/sediul in Romania sau pentru persoanele fizice sau
juridice straine care au aceasta calitate si sunt inregistrate fiscal in Romania
sau, dupa caz, declaratia autentica pe propria raspundere a persoanei fizice,
cetatean strain, in nume propriu sau ca reprezentant al persoanei juridice
straine care nu este inregistrata fiscal in Romania din care sa rezulte ca nu
are datorii fiscale, in original si, dupa caz, traducerea realizata de un
traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public;
13. Declaratiile pe propria raspundere date de catre persoanele imputernicite sa
reprezinte sucursala, din care sa rezulte ca indeplinesc conditiile legale
pentru detinerea acestei calitati (original si, dupa caz, in copii traduse si
legalizate);
14. Specimenele de semnatura ale imputernicitilor sucursalei (original);
15. Dovezile privind sediul sucursalei (copie);
16. Declaratia-tip pe propria raspundere semnata de imputernicitii sucursalei
(original), din care sa rezulte, dupa caz, ca:
- sucursala nu desfasoara, la sediul social, activitatile declarate, o perioada
de maximum 3 ani (model 1);
- sucursala indeplineste conditiile de functionare prevazute de legislatia
specifica in domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protectiei mediului si
protectiei muncii, pentru activitatile precizate in declaratia-tip (model 2).
17. Daca este cazul:
- daca este cazul, avizul privind schimbarea destinatiei imobilelor colective cu
regim de locuinta, prevazut de Legea nr. 230/2007 (completat pe formular-tip,
original);
- alte avize prealabile prevazute de legile speciale (copie);
- imputernicire speciala (in forma autentica), avocatiala sau delegatie pentru
persoanele desemnate sa indeplineasca formalitatile legale (original).
18. Dovezile privind plata taxelor/tarifelor legale:
- taxa judiciara de timbru, in original;
- taxele de registru;
- timbre judiciare;
- tariful de publicare in Monitorul Oficial, Partea a IV-a.
NOTA:
Firma sucursalei din Romania a unei societati straine va trebui sa cuprinda
si mentiunea sediului principal din strainatate.
Copiile de pe actele doveditoare vor fi certificate pentru conformitate cu
originalele, sub semnatura, cu mentionarea in clar a numelui, de catre
persoanele care, potrivit legii, pot intocmi si semna cererea.
In cazul persoanelor fizice sau juridice nerezidente, actele se depun in
original sau copii certificate si traducerea realizata de un traducator
autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public.
Daca un comerciant cu sediul in strainatate infiinteaza mai multe sucursale
in tara, documentele mentionate mai sus se depun numai la una dintre sucursale,
la alegerea comerciantului; in registrul comertului unde sunt inregistrate
celelalte sucursale precizandu-se registrul prin care se asigura formalitatile
de publicitate.
Solutionarea cererii revine in competenta judecatorului delegat care poate
dispune administrarea si a altor acte doveditoare decat cele enumerate.
Redactarea actelor, obtinerea autentificarii sau, dupa caz, darea de data
certa, acordarea de indrumari pentru completarea corecta a cererii de
inregistrare pot fi efectuate, contra cost, prin serviciile de asistenta din
cadrul oficiului registrului comertului de pe langa tribunal.
Formularele se distribuie la sediul ORC sau se pot prelua de pe Internet (www.registrulcomertului.ro/www.onrc.ro).
Cererea de inregistrare, inscrisurile prevazute de lege si dovezile privind
plata taxelor si tarifelor legale, precum si timbrele judiciare corespunzatoare,
indosariate si numerotate, se depun de catre solicitant la ORCT direct, prin
posta, cu scrisoare cu valoare declarata si confirmare de primire, sau prin
mijloace electronice. Cererea transmisa in forma electronica va avea incorporata,
atasata sau logic asociata semnatura electronica extinsa, in acest caz urmand a
se depune dovada achitarii timbrului judiciar.
Inscrisurile a caror inregistrare, mentionare sau publicare se solicita la
ORCT vor fi tehnoredactate de catre solicitant in limba romana, vor fi lizibile,
fara stersaturi sau adaugari, sub sanctiunea respingerii acestora.
* * *
1. Hotararea organului statutar va cuprinde: denumirea comerciantului din
strainatate si forma juridica, registrul in care este inmatriculat comerciantul
din strainatate, numarul de inmatriculare si sediul social precum si denumirea
sucursalei, sediul sucursalei, persoanele imputernicite sa reprezinte fata de
terti si in justitie comerciantul din strainatate, limita puterilor conferite,
obiectul de activitate ce urmeaza sa se desfasoare in cadrul sucursalei cu
precizarea domeniului si activitatii principale; toate activitatile vor fi
codificate conform Nomenclatorului CAEN, actualizat prin Ordinul nr. 337/2007 al
Presedintelui Institutului National de Statistica, iar obiectul de activitate se
va exprima prin clase CAEN de patru cifre pentru activitati;
2. Documentele care atesta drepturile de folosinta asupra spatiilor cu
destinatie de sediu social si/sau de sedii secundare pot fi: extras de carte
funciara, in termen de valabilitate la depunere, dar nu mai vechi de 30 de zile,
contract de vanzare-cumparare, contract de donatie in forma autentica,
certificat de mostenitor, act notarial de iesire din indiviziune sau de
delimitare a proprietatii, hotarare judecatoreasca definitiva privind
proprietatea sau folosinta/uzufructul, hotararea judecatoreasca definitiva de
iesire din indiviziune, proces verbal de receptie a constructiei, act de
adjudecare a imobilului vandut in cadrul executarii silite, contract de schimb,
contract de inchiriere (inregistrat la Administratia Finantelor Publice, pentru
cel incheiat intre persoane fizice si persoane juridice; neinregistrat la
Administratia Finantelor Publice, pentru cel incheiat intre persoane juridice),
contract de subinchiriere, contract de concesiune, contract de leasing imobiliar,
contract de comodat, contract de uz, contract de uzufruct, certificat de rol
fiscal/rol agricol in termen de valabilitate sau orice alt act juridic care
confera dreptul de folosinta, la alegerea solicitantului. Extrasul de carte
funciara si certificatul de rol fiscal/rol agricol se depun in original,
celelalte documente urmand a fi depuse in copie certificata de parte sau in
copie legalizata.
3. Specimenele de semnatura ale reprezentantilor sucursalei se depun la oficiul
registrului comertului odata cu cererea de inregistrare, daca au fost numiti
prin actul constitutiv si pot fi date in forma autentica la notarul public, in
fata judecatorului delegat, a directorului ORC sau a inlocuitorului acestuia
care va certifica semnatura;
4. Taxele legale pot fi achitate in numerar sau cu card bancar la casieriile ORC,
precum si cu mandat postal, ordin de plata etc.;
5. Daca s-a optat pentru transmiterea documentelor, care atesta inregistrarea in
registrul comertului, prin posta, se percepe un tarif aprobat prin ordin al
ministrului justitiei.
6. Daca sucursala se infiinteaza in acelasi judet in care isi are sediul
societatea care a hotarat infiintarea, aceasta va fi inregistrata in acelasi
registru al comertului, insa distinct, ca inregistrare independenta.
7. In cazul infiintarii de catre aceeasi persoana juridica a mai multor
sucursale in aceeasi localitate, se poate adauga denumirii un indicativ care sa
o deosebeasca de celelalte.
8. Daca sucursala se infiinteaza in alt judet decat acela in care isi are sediul
societatea care a hotarat infiintarea, mentionarea inregistrarii sucursalei la
ORCT de la sediul principal se face din oficiu, pe baza copiilor certificate de
pe incheierea de inregistrare a sucursalei.
9. Modificarile privind sediul sau denumirea sucursalei, obiectul de activitate
al acesteia si persoana imputernicita se inregistreaza la ORCT de la sediul
persoanei juridice care a infiintat sucursala, din oficiu.
* Prezentul fluturas constituie un ghid general pentru informarea comerciantilor
in legatura cu obligatiile ce le revin pentru indeplinirea formalitatilor legale,
in vederea efectuarii inregistrarilor in registrul comertului si/sau autorizarea
functionarii in baza declaratiilor tip pe propria raspundere.
