FISA DE POST RESPONSABIL INFODESK RECEPTIONIST
1
1. Denumirea compartimentului:
Administrativ
2. Denumirea postului:
Responsabil Infodesk/ Receptionist
3. Numele si prenumele salariatului:
NUME SI PRENUME SALARIAT
4. Se subordoneaza:
Manager general
5. Numele sefului ierarhic:
NUME SI PRENUME SEF IERARHIC
6. Subordoneaza:
Numai daca este cazul
7. Drept de semnatura:
Intern:
Extern:
8. Relatii functionale:
colaboreaza cu consultantii
9. Pregatirea si experienta:
Studii minime: Studii medii, preferabil absolvent filologie
Cunostinte / abilitati esentiale:
Cunostinte avansate operare PC;
Cunostinte avansate de limba engleza si/sau germana, italiana
Experienta: minim 1 an experienta secretariat
10. Autoritate si libertate organizatorica:
Daca este cazul
11. Responsabilitati si sarcini:
Asigura comunicarea cu Parcul, referitor la :
- Comitetul (echipele) de primire
- Receptie apeluri telefonice
- Receptie mesaje postale (post-box)
- Receptie mesaje fax si electronice.
- Inchiderea circuitului informational : respectarea circuitului
documentelor in / dinspre Parc.
Receptionistul :
- asigura interfata intre PITT si clientii / furnizorii acestuia.
- este capabil sa interactioneze imediat cu prestatorii de servicii
si monitorizeaza procesele pana la rezolvarea acestora.
- este responsabil de buna desfasurare a activitatilor de primire a
vizitatorilor, sau a reprezentantilor acestora, asigurand o
atmosfera profesionala si competenta.
Este deschis, eficient si obiectiv in a receptiona mesajele venite
din exterior, aceasta insemnand:
- inregistrarea in liste cronologice si arhivarea originalelor
- rapoarte de comunicare (sumar de apeluri primite si de discutii la
infodesk)
- redirectionarea mesajelor catre managerii responsabili
- rezolvarea problemelor administrative si a celor de informare, la
momentul petrecerii lor.
Cerinte:
-interactionare cu echipa, conform relationarii descrise.
-organizarea si conducerea Infodeskului
-verificarea continua a corespondentei intrari-iesiri (postale, fax,
e-mail, note telefonice)
-programarea si organizarea sistemului de raportari (forma, ritm,
inregistrare, sinteze)
12. Sanctiuni pentru nerespectarea fisei postului sau a anexelor acestora:
Daca este cazul
13. Semnaturi:
14. Data semnarii:
