TRANSMITEREA REGISTRULUI DE EVIDENTA A SALARIATILOR IN FORMA ELECTRONICA

 Art. 1. - Se aproba Procedura de transmitere a registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic, prevazuta in anexa care face parte integranta din prezentul ordin.
Art. 2. - Inspectia Muncii si inspectoratele teritoriale de munca vor duce la indeplinire prevederile prezentului ordin.
Art. 3. - Prezentul ordin va fi publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

PROCEDURA de transmitere a registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic

I. Mentiuni cu privire la infiintarea registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic
1. Au obligatia de a infiinta, completa si transmite registrul general de evidenta a salariatilor in format electronic angajatorii, persoane fizice sau juridice, astfel cum sunt definiti la art. 14 alin. (1) din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, cu modificarile si completarile ulterioare.

2. Entitatile fara personalitate juridica ale angajatorilor - sucursale, agentii, reprezentante, puncte de lucru, alte sedii secundare ale angajatorilor - au obligatia de a infiinta, completa si transmite registrul general de evidenta a salariatilor in format electronic, daca sunt indeplinite cumulativ urmatoarele conditii:
a) au primit delegare de competenta pentru incadrarea personalului prin incheierea de contracte individuale de munca;
b) au primit delegare de competenta pentru infiintarea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic.
3. Nu au obligatia infiintarii registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic angajatorii mentionati la art. 2 alin. (4) din Hotararea Guvernului nr. 161/2006 privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor, cu modificarile ulterioare.
II. Mentiuni cu privire la completarea registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic
1. Registrul general de evidenta a salariatilor in format electronic cuprinde contractele individuale de munca in vigoare la data de 31 decembrie 2006, indiferent daca acestea sunt suspendate sau nu la data de 31 decembrie 2006. Contractele individuale de munca ale salariatilor, care au incetat cu data de 31 decembrie 2006, nu se inregistreaza in registrul general de evidenta a salariatilor in format electronic.
2. Registrul general de evidenta a salariatilor in format electronic se completeaza in ordinea incheierii, modificarii sau incetarii contractelor individuale de munca.
3. Registrul general de evidenta a salariatilor in format electronic se infiinteaza si se completeaza de catre angajatori cu ajutorul aplicatiei informatice distribuite gratuit de Inspectia Muncii sau cu ajutorul aplicatiilor informatice proprii ale angajatorilor.
4. Completarea registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic prin utilizarea aplicatiei puse la dispozitie de Inspectia Muncii se face in conformitate cu instructiunile de utilizare obtinute de pe pagina de internet a Inspectiei Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de munca.
5. In cazul in care, pentru infiintarea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor, angajatorii folosesc aplicatii informatice proprii de gestiune a salariatilor, aceste aplicatii trebuie sa cuprinda si sa furnizeze elemente obligatorii, similar aplicatiei informatice puse la dispozitie de Inspectia Muncii.
6. Structura si formatul de fisier aferente registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic care trebuie transmis la inspectoratul teritorial de munca, in cazul angajatorilor care utilizeaza aplicatii informatice proprii, se pun la dispozitie de Inspectia Muncii. Specificatiile tehnice ale fisierului pot fi obtinute de pe pagina de internet a Inspectiei Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de munca.
III. Mentiuni cu privire la transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic
1. Registrul general de evidenta a salariatilor in format electronic se transmite la inspectoratul teritorial de munca prin una dintre modalitatile prevazute la art. 3 alin. (3) din Hotararea Guvernului nr. 161/2006, cu modificarile ulterioare, si in conformitate cu procedura stabilita in prezentul ordin si cu instructiunile de utilizare a aplicatiilor.
2. Termenele de transmitere a registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic sunt urmatoarele:
a) 20 de zile de la data incheierii primului contract individual de munca, pentru angajatorii care la data de 31 decembrie 2006 nu au salariati. In aceasta situatie se regasesc angajatorii care nu au avut salariati pana la data de 31 decembrie 2006, precum si angajatorii care au avut salariati, dar ale caror contracte individuale de munca au incetat anterior datei de 31 decembrie 2006 inclusiv;
b) 30 de zile de la data intrarii in vigoare a Hotararii Guvernului nr. 161/2006, cu modificarile ulterioare, pentru angajatorii care la data de 31 decembrie 2006 au salariati. In aceasta situatie se regasesc angajatorii care la data de 31 decembrie 2006 au in vigoare cel putin un contract individual de munca, indiferent daca acesta este suspendat sau nu;
c) 5 zile de la data la care au intervenit modificari ale elementelor prevazute la art. 3 alin. (2) din Hotararea Guvernului nr. 161/2006, cu modificarile ulterioare.
3. Registrul general de evidenta a salariatilor in format electronic, completat pe baza aplicatiei informatice proprii sau distribuite de Inspectia Muncii, se transmite la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala angajatorul isi are sediul sau domiciliul, dupa caz.
4. Entitatile fara personalitate juridica ale angajatorilor au obligatia de a transmite registrul general de evidenta a salariatilor in format electronic la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala acestea isi desfasoara activitatea.
5. Registrul general de evidenta a salariatilor in format electronic se transmite prin una dintre urmatoarele modalitati:
a) transmitere on-line prin intermediul portalului

http://itmonline.inspectiamuncii.ro

pus la dispozitie de Inspectia Muncii;
b) transmitere prin e-mail pe baza de semnatura electronica;
c) depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munca in format electronic.
A. Transmiterea on-line prin intermediul portalului Inspectiei Muncii
1. Transmiterea on-line se face dupa solicitarea si obtinerea de catre angajator a activarii accesului la portalul Inspectiei Muncii http://itmonline.inspectiamuncii.ro si obtinerea numelui de utilizator si a parolei.
2. Activarea accesului si obtinerea numelui de utilizator si a parolei se fac la sediul inspectoratului teritorial de munca in a carui raza teritoriala angajatorul isi are sediul sau domiciliul, in baza unei imputerniciri semnate si stampilate de reprezentantul legal al angajatorului, insotita de o copie a certificatului de inmatriculare sau o copie a actului de identitate, dupa caz.
3. Activarea accesului si obtinerea numelui de utilizator si a parolei pentru entitatile fara personalitate juridica ale angajatorilor se fac la sediul inspectoratului teritorial de munca in a carui raza teritoriala acestea isi desfasoara activitatea, in baza unei imputerniciri semnate si stampilate de reprezentantul legal al entitatii fara personalitate juridica, insotita de o copie a urmatoarelor documente:
a) delegarea de competenta pentru incadrarea personalului prin incheierea de contracte individuale de munca;
b) delegarea de competenta pentru infiintarea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic;
c) certificatul de inmatriculare al angajatorului;
d) certificatul fiscal al entitatii fara personalitate juridica.
4. Modelul de imputernicire poate fi obtinut de pe pagina de internet a Inspectiei Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de munca.
5. La solicitarea activarii contului de acces angajatorul poate opta pentru atribuirea acelorasi nume de utilizator si parola atat pentru depunerea on-line a declaratiilor fiscale privind stabilirea comisionului datorat, cat si pentru transmiterea on-line a registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic. Aceasta optiune se va face in momentul solicitarii activarii accesului pentru depunerea/transmiterea on-line.
B. Transmiterea prin e-mail pe baza de semnatura electronica
1. Angajatorii care detin semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, pot depune registrul general de evidenta a salariatilor in format electronic la adresa de e-mail pusa la dispozitie de Inspectia Muncii.
2. Modalitatea de transmitere prin e-mail si adresa de e-mail pot fi obtinute de pe pagina de internet a Inspectiei Muncii www.inspectiamuncii.ro.
C. Depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munca
1. Transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munca se face pe suport CD, discheta 3,5 inch/1,44 MB sau medii de stocare USB cu sistem de fisiere FAT/FAT32.
2. Registrul general de evidenta a salariatilor in format electronic, insotit de o adresa de inaintare semnata si stampilata de catre reprezentantul legal, se depune dupa cum urmeaza:
a) la sediul inspectoratului teritorial de munca in a carui raza teritoriala persoanele fizice sau juridice isi au domiciliul, respectiv sediul;
b) la sediul inspectoratului teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi desfasoara activitatea entitatile fara personalitate juridica.
3. Pentru prima depunere la sediul inspectoratului teritorial de munca a registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic, adresa de inaintare este insotita de o copie a certificatului de inmatriculare - in cazul angajatorului persoana juridica, respectiv o copie a actului de identitate - in cazul angajatorului persoana fizica.
4. Pentru prima depunere la sediul inspectoratului teritorial de munca a registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic de catre entitatile fara personalitate juridica ale angajatorilor, adresa de inaintare este insotita de o copie a urmatoarelor documente:
a) delegarea de competenta pentru incadrarea personalului prin incheierea de contracte individuale de munca;
b) delegarea de competenta pentru infiintarea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic;
c) certificatul de inmatriculare al angajatorului;
d) certificatul fiscal al entitatii fara personalitate juridica.
5. In cazul modificarii elementelor de identificare ale angajatorului sau ale entitatilor fara personalitate juridica ale acestuia, depunerea ulterioara a registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic trebuie insotita de o copie care sa ateste efectuarea acestei modificari.
6. Completarea eronata a registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic sau a datelor de identificare ale angajatorului da dreptul inspectoratului teritorial de munca de a refuza inregistrarea acestuia.