Hotarare nr. 12 din 14/04/2009 pentru aprobarea Normei nr. 9/2009 privind cunoasterea clientelei in scopul prevenirii spalarii banilor si a finantarii actelor de terorism in sistemul de pensii private (M. Of. nr. 288 din 04/05/2009)
CAPITOLUL I - Dispozitii generale
Art. 1. - (1) Prezenta norma se aplica administratorilor de fonduri de pensii
private, in nume propriu si pentru fondurile de pensii private pe care le
administreaza, precum si agentilor de marketing autorizati/avizati in sistemul
pensiilor private, denumiti in continuare administratori si, respectiv, agenti
de marketing.
(2) Administratorii/agentii de marketing sunt obligati ca in desfasurarea
activitatii lor sa adopte masuri adecvate de prevenire a spalarii banilor si a
finantarii actelor de terorism si, in acest scop, pe baza de risc, aplica
masuri-standard, masuri simplificate sau masuri suplimentare de cunoastere a
clientelei.
Art. 2. - (1) Termenii si expresiile utilizate in prezenta norma au semnificatia
prevazuta in Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea si sanctionarea spalarii
banilor, precum si pentru instituirea unor masuri de prevenire si combatere a
finantarii actelor de terorism, cu modificarile si completarile ulterioare,
denumita in continuare Legea nr. 656/2002, in Hotararea Guvernului nr. 594/2008
privind aprobarea Regulamentului de aplicare a prevederilor Legii nr. 656/2002
pentru prevenirea si sanctionarea spalarii banilor, precum si pentru instituirea
unor masuri de prevenire si combatere a finantarii actelor de terorism,
semnificatia prevazuta la art. 2 din Legea nr. 204/2006 privind pensiile
facultative, cu modificarile si completarile ulterioare, denumita in continuare
Legea nr. 204/2006, precum si la art. 2 din Legea nr. 411/2004 privind fondurile
de pensii administrate privat, republicata, cu modificarile si completarile
ulterioare, denumita in continuare Legea nr. 411/2004.
(2) De asemenea, in intelesul prezentei norme, in cazul in care
administratorii/agentii de marketing actioneaza in numele unui fond de pensii,
si nu in nume propriu, prin client se intelege participantul la acel fond de
pensii.
CAPITOLUL II - Organizarea activitatii de prevenire si combatere a spalarii
banilor si a finantarii actelor de terorism
Art. 3. - In scopul asigurarii desfasurarii activitatii in conformitate cu
cerintele Legii nr. 656/2002, ale Hotararii Guvernului nr. 594/2008 si ale
prezentei norme, administratorii/agentii de marketing persoane juridice au
obligatia sa intocmeasca, sa stabileasca si sa aplice politici, proceduri,
mecanisme si masuri adecvate in materie de cunoastere a clientelei, de
raportare, de pastrare a evidentelor, de control intern, evaluare si gestionare
a riscurilor, pentru a preveni si impiedica implicarea
administratorului/agentului de marketing persoana juridica in operatiuni
suspecte de spalare de bani si de finantare a actelor de terorism.
Art. 4. - (1) Comisia este in drept sa verifice politicile si procedurile
elaborate in aplicarea art. 3.
(2) Comisia este indreptatita sa solicite modificarea politicilor si a
procedurilor emise de administratori/agenti de marketing persoane juridice in
situatia in care acestea nu reflecta prevederile prezentei norme si ale
legislatiei in vigoare.
Art. 5. - (1) Politicile si procedurile de cunoastere a clientelei elaborate de
fiecare administrator/agent de marketing persoana juridica trebuie sa corespunda
naturii, volumului, complexitatii si intinderii activitatii acestora si sa fie
adaptate la gradul de risc asociat categoriilor de clienti pentru care acesta
presteaza servicii.
(2) In scopul prevazut la alin. (1), politicile si procedurile de cunoastere a
clientelei trebuie sa includa cel putin urmatoarele elemente:
a) proceduri de identificare si de monitorizare permanenta a clientilor pentru
incadrarea acestora in categoria de clientela corespunzatoare, respectiv pentru
trecerea dintr-o categorie de clientela in alta;
b) continutul masurilor-standard, masurilor simplificate si al masurilor
suplimentare de cunoastere a clientelei pentru fiecare dintre categoriile de
clientela si de produse ori tranzactii supuse acestor masuri;
c) proceduri de monitorizare permanenta a operatiunilor derulate de clienti, in
scopul detectarii tranzactiilor neobisnuite si a tranzactiilor suspecte;
d) modalitati de abordare a tranzactiilor si a clientilor in si/sau din
jurisdictiile care nu impun aplicarea de proceduri de cunoastere a clientelei si
de pastrare a evidentelor referitoare la aceasta, echivalente cu cele prevazute
in Legea nr. 656/2002, si in Hotararea Guvernului nr. 594/2008, in cazul in care
aplicarea acestora nu este supravegheata de o maniera echivalenta celei
reglementate prin legislatia precizata;
e) modalitati de intocmire si pastrare a evidentelor corespunzatoare, precum si
stabilirea accesului la acestea;
f) proceduri de verificare a modului de implementare a politicilor si
procedurilor elaborate si de evaluare a eficientei acestora;
g) standardele pentru angajare si programe de pregatire a personalului in
domeniul cunoasterii clientelei;
h) procedurile de raportare interna si procedurile de raportare catre
autoritatile competente.
Art. 6. - Administratorii/agentii de marketing persoane juridice au obligatia de
a desemna printr-un act intern una sau mai multe persoane care au
responsabilitati in aplicarea prevederilor legale referitoare la prevenirea si
combaterea spalarii banilor si a finantarii actelor de terorism, ale caror nume
vor fi comunicate, conform modelului prevazut in anexa la Regulamentul de
aplicare a prevederilor Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea si sanctionarea
spalarii banilor, precum si pentru instituirea unor masuri de prevenire si
combatere a finantarii actelor de terorism, aprobat prin Hotararea Guvernului
nr. 594/2008, Comisiei si Oficiului National pentru Prevenirea si Combaterea
Spalarii Banilor, denumit in continuare Oficiu, impreuna cu natura si limitele
responsabilitatilor mentionate.
Art. 7. - (1) Actul intern prevazut la art. 6 va fi depus in copie direct la
sediul Comisiei si al Oficiului sau prin intermediul serviciilor postale, cu
confirmare de primire, in termen de 5 zile lucratoare de la data emiterii.
(2) Numele, functia ocupata si responsabilitatile stabilite pentru persoanele
mentionate la art. 6 vor fi comunicate Comisiei si Oficiului in termen de 30 de
zile calendaristice de la data intrarii in vigoare a prezentei norme.
(3) Orice schimbare sau inlocuire a angajatilor mentionati la art. 6 va fi
notificata Comisiei si Oficiului in termen de 15 zile calendaristice de la data
respectivei modificari.
(4) Persoanele desemnate conform art. 6 raspund pentru indeplinirea sarcinilor
stabilite in aplicarea Legii nr. 656/2002 si a prezentei norme. In indeplinirea
sarcinilor stabilite, aceste persoane vor avea acces direct si permanent la
toate evidentele intocmite de administratori/agenti de marketing in conformitate
cu prevederile prezentei norme si cu celelalte prevederi legale incidente.
Art. 8. - (1) Administratorii/agentii de marketing persoane juridice trebuie sa
asigure instruirea corespunzatoare a angajatilor cu privire la prevenirea si
combaterea spalarii banilor si a finantarii actelor de terorism.
(2) Administratorii/agentii de marketing persoane juridice vor comunica tuturor
angajatilor politicile si procedurile de prevenire si combatere a spalarii
banilor si a finantarii actelor de terorism.
CAPITOLUL III - Masuri-standard de cunoastere a clientelei
Art. 9. - (1) In aplicarea dispozitiilor art. 9 alin. (1) lit. b)-d) din Legea
nr. 656/2002, administratorii/agentii de marketing au obligatia de a aplica
masurile-standard de cunoastere a clientelei.
(2) Administratorii/agentii de marketing au obligatia de a revizui
masurile-standard de identificare a clientului in momentul in care apar
suspiciuni asupra acestuia in cursul desfasurarii operatiunilor.
Art. 10. - (1) Masurile-standard de cunoastere a clientilor persoane fizice au
in vedere obtinerea cel putin a urmatoarelor informatii:
a) numele si prenumele;
b) data si locul nasterii;
c) codul numeric personal, seria si numarul actului de identitate sau, daca este
cazul, un alt element unic de identificare similar;
d) domiciliul si, daca este cazul, resedinta;
e) numarul de telefon, fax, adresa de posta electronica, dupa caz;
f) nationalitatea;
g) ocupatia si, dupa caz, denumirea angajatorului ori natura activitatii
proprii;
h) functia publica importanta detinuta, daca este cazul.
(2) Verificarea identitatii clientului se realizeaza pe baza documentelor din
categoria celor mai greu de falsificat sau de obtinut pe cale ilicita sub un
nume fals, cum sunt documentele de identitate, emise de o autoritate oficiala,
care sa includa o fotografie a titularului.
Art. 11. - Administratorii/agentii de marketing vor aplica masurile-standard de
cunoastere a clientelei tuturor clientilor noi, precum si, cat mai curand
posibil, in functie de risc, in cazul tuturor clientilor existenti.
CAPITOLUL IV - Masuri simplificate de cunoastere a clientelei
Art. 12. - (1) Administratorii/agentii de marketing vor aplica masurile
simplificate de cunoastere a clientelei in cazul actelor de aderare la fondurile
de pensii, precum si in alte cazuri si conditii care prezinta risc scazut in
privinta spalarii banilor si a finantarii actelor de terorism, prevazute de lege
sau de reglementarile emise in aplicarea legii.
(2) In cazul clientilor care au calitatea de participanti repartizati aleatoriu
la un fond de pensii administrat privat se vor aplica masuri simplificate de
cunoastere a clientelei, pe baza referintelor de identitate transmise de catre
institutia de evidenta.
(3) Masurile simplificate de cunoastere a clientelei trebuie sa includa
obtinerea de suficiente informatii despre clienti, dupa caz, referinte de
identitate, care sa asigure administratorilor/ agentilor de marketing
legitimitatea incadrarii clientilor in categoria de clientela cu grad scazut de
risc de spalare a banilor si de finantare a terorismului conform legislatiei,
monitorizarea operatiunilor acestora pentru detectarea tranzactiilor suspecte si
stabilirea unei proceduri care sa permita actualizarea si adecvarea
informatiilor detinute despre clienti, astfel incat administratorii/agentii de
marketing sa se asigure ca acestia se mentin in respectiva categorie de
clientela.
CAPITOLUL V - Masuri suplimentare de cunoastere a clientelei
Art. 13. - (1) Administratorii/agentii de marketing sunt obligati sa aplice, pe
langa masurile-standard de cunoastere a clientelei, pe baza de risc, masuri
suplimentare de cunoastere a clientelei in toate situatiile care, prin natura
lor, pot prezenta un risc sporit de spalare a banilor sau de finantare a actelor
de terorism.
(2) Administratorii/agentii de marketing aplica masurile suplimentare de
cunoastere a clientelei si in alte cazuri decat cele prevazute la art. 121 alin.
(1) din Legea nr. 656/2002, care, prin natura lor, prezinta un risc sporit de
spalare a banilor sau de finantare a actelor de terorism.
Art. 14. - Administratorii/agentii de marketing trebuie sa detina urmatoarele
informatii cu privire la clientii care prezinta risc sporit:
a) tara de origine a clientului;
b) functia publica sau functia importanta detinuta;
c) tipul de activitate desfasurata de catre client;
d) sursa fondurilor clientului;
e) alti indicatori de risc.
Art. 15. - Administratorii/agentii de marketing vor acorda o atentie sporita
tranzactiilor cu persoane din jurisdictii care nu beneficiaza de sisteme
adecvate de prevenire si combatere a spalarii banilor si a finantarii actelor de
terorism.
CAPITOLUL VI - Pastrarea inregistrarilor si obligatii de raportare
Art. 16. - (1) In aplicarea dispozitiilor art. 13 alin. (1) din Legea nr.
656/2002, administratorii/agentii de marketing persoane juridice au obligatia de
a pastra cel putin copii ale documentelor de identitate ale clientilor sau
referinte de identitate in cazul procedurii de repartizare aleatorie a
participantilor.
(2) Administratorii/agentii de marketing persoane juridice sunt obligati sa aiba
proceduri interne si sa dispuna de sisteme care sa le permita transmiterea
prompta, la solicitarea Oficiului, respectiv la solicitarea Comisiei si/sau a
organelor de urmarire penala, a informatiilor privind identitatea si natura
relatiei pentru clientii specificati in solicitare cu care sunt in relatii de
afaceri sau cu care au avut o relatie de afaceri in ultimii 5 ani anteriori
solicitarii, informatii ce trebuie pastrate pentru o perioada de 5 ani de la
efectuarea fiecarei operatiuni, intr-o forma corespunzatoare.
Art. 17. - (1) Administratorii/agentii de marketing trebuie sa identifice
tranzactiile sau tipurile de tranzactii suspecte efectuate in numele clientilor
lor.
(2) In cazul in care administratorii/agentii de marketing au suspiciuni ca o
operatiune care urmeaza a fi efectuata are ca scop spalarea banilor sau
finantarea actelor de terorism, acestia vor transmite de indata Oficiului si
Comisiei rapoarte de tranzactii suspecte.
(3) Administratorii/agentii de marketing au obligatia de a nu transmite, in
afara conditiilor prevazute de lege, informatiile detinute in legatura cu
spalarea banilor si finantarea actelor de terorism si de a nu avertiza clientii
implicati sau alte terte persoane despre faptul ca o raportare privind o
tranzactie suspecta sau informatii aferente acesteia au fost/vor fi inaintate
Comisiei si Oficiului.
Art. 18. - Clauzele de confidentialitate din contracte, legislatia sau
prevederile privind secretul profesional nu pot fi invocate pentru a
restrictiona obligatia administratorilor/agentilor de marketing de a raporta
tranzactiile suspecte.
Art. 19. - Administratorii/agentii de marketing sunt obligati sa utilizeze
formularele de raportare elaborate de Oficiu.
CAPITOLUL VII - Dispozitii tranzitorii
Art. 20. - (1) Administratorii/agentii de marketing persoane juridice care
functioneaza la data intrarii in vigoare a prezentei norme vor transmite
Comisiei politicile si procedurile de cunoastere a clientelei prevazute la cap.
II, in termen de cel mult 90 de zile de la data intrarii in vigoare a prezentei
norme.
(2) Administratorii/agentii de marketing persoane juridice au obligatia sa
notifice Comisiei in situatia in care acestia aduc modificari procedurilor si
politicilor interne de cunoastere a clientelei, in termen de 10 zile de la data
respectivei modificari.
Art. 21. - Administratorii/agentii de marketing vor aplica masurile de
cunoastere a clientelei prevazute de Legea nr. 656/2002, de Hotararea Guvernului
nr. 594/2008 si de prezenta norma tuturor clientilor existenti, cat mai curand
posibil, pe baza de risc, dar nu mai tarziu de un an de la aprobarea la nivelul
organelor de conducere ale administratorilor/agentilor de marketing a
politicilor si procedurilor de cunoastere a clientelei, elaborate potrivit
prevederilor cap. II.
CAPITOLUL VIII - Dispozitii finale
Art. 22. - Termenele prevazute de prezenta norma care expira intr-o zi de
sarbatoare legala sau intr-o zi nelucratoare se vor prelungi pana la sfarsitul
urmatoarei zile lucratoare.
Art. 23. - Nerespectarea dispozitiilor prezentei norme se sanctioneaza in
conformitate cu prevederile legislatiei in vigoare, respectiv art. 81 alin. (1)
lit. c), art. 140 alin. (1), art. 141 alin. (1) lit. g), alin. (2)-(4) si
(6)-(10) din Legea nr. 411/2004 si art. 38 lit. c), art. 120 alin. (1), art. 121
alin. (1) lit. k), alin. (2)-(4) si (6)-(10) din Legea nr. 204/2006, dupa caz,
precum si in conformitate cu prevederile Legii nr. 656/2002.
