|
|
Ordin nr. 3512 din 27/11/2008 privind documentele financiar-contabile - (M. Of. nr. 870 din 23/12/2008)
41. Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile
economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale,
intocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme metodologice.
Pentru acele situatii in care prin alte reglementari speciale se prevede ca
formularul original trebuie sa fie pastrat la alta unitate, atunci la
inregistrarea in contabilitate este folosita copia documentului respectiv.
42. Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor
documente justificative sau contabile are obligatia sa aduca la cunostinta, in
scris, in termen de 24 de ore de la constatare, conducatorului unitatii
(administratorului unitatii, ordonatorului de credite sau altei persoane care
are obligatia gestionarii unitatii respective).
In termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicarii, conducatorul unitatii
trebuie sa incheie un proces-verbal, care sa cuprinda:
- datele de identificare a documentului disparut;
- numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentului;
- data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului respectiv.
Procesul-verbal se semneaza de catre:
- conducatorul unitatii;
- conducatorul compartimentului financiar-contabil al unitatii sau persoana
imputernicita sa indeplineasca aceasta functie;
- persoana responsabila cu pastrarea documentului; si
- seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentului, dupa caz.
Cand disparitia documentelor se datoreaza insusi conducatorului unitatii,
masurile prevazute de prezentele norme metodologice se iau de catre ceilalti
membri ai consiliului de administratie, dupa caz.
In conditiile in care documentul pierdut a fost intocmit de catre unitate
intr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmand aceleasi
proceduri prin care a fost intocmit documentul original, mentionandu-se in
antetul documentului ca este reconstituit, si sta la baza inregistrarilor in
contabilitate.
43. Ori de cate ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor
constituie infractiune, se incunostinteaza imediat organele de urmarire penala.
44. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de
reconstituire", intocmit separat pentru fiecare caz.
Dosarul de reconstituire trebuie sa contina toate lucrarile efectuate in
legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut, si anume:
- sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului;
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
- dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii
disciplinare a persoanei vinovate, dupa caz;
- dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea
documentului;
- o copie a documentului reconstituit.
45. In cazul in care documentul disparut a fost emis de alta unitate,
reconstituirea se va face de unitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe
documentul existent la unitatea emitenta. In acest caz, unitatea emitenta va
trimite unitatii solicitante, in termen de cel mult 10 zile de la primirea
cererii, documentul reconstituit.
46. Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea
"DUPLICAT", cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a
facut reconstituirea.
Documentele reconstituite conform prezentelor norme metodologice constituie baza
legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.
Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de
calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi
inregistrate in contabilitate. In acest caz, vinovatii de pierderea, sustragerea
sau distrugerea documentelor suporta paguba adusa unitatii, salariatilor sau
altor unitati, sumele respective recuperandu-se potrivit prevederilor legale.
47. In cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al
facturii, emitentul trebuie sa emita un duplicat al facturii pierdute, sustrase
sau distruse.
Duplicatul poate fi:
- o factura noua, care sa cuprinda aceleasi date ca si factura initiala, si pe
care sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala; sau
- o fotocopie a facturii initiale, pe care sa se aplice stampila societatii si
sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala.
48. Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea
documentelor se stabilesc raspunderi materiale, care cuprind si eventualele
cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective.
Gasirea ulterioara a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate
constitui motiv de revizuire a sanctiunilor aplicate, in conditiile legii.
In cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza
pe baza unui proces-verbal, si se pastreaza impreuna cu procesul-verbal in
dosarul de reconstituire.
49. Conducatorii unitatilor vor lua masuri pentru asigurarea inregistrarii si
evidentei curente a tuturor lucrarilor intocmite, primite sau expediate,
stabilirea si evidenta responsabililor de pastrarea acestora, evidenta tuturor
reconstituirilor de documente, precum si pentru pastrarea dosarelor de
reconstituire, pe toata durata de pastrare a documentului reconstituit.
