25. Formele de inregistrare in contabilitate reprezinta sistemul de registre,
formulare si documente contabile corelate intre ele, care servesc la
inregistrarea cronologica si sistematica in contabilitate a operatiunilor
economico-financiare efectuate pe parcursul exercitiului financiar.
26. Principalele forme de inregistrare in contabilitate a operatiunilor
economico-financiare in cazul unitatilor care conduc contabilitatea in partida
dubla sunt: "pe jurnale", "maestru-sah" si forma combinata "maestru-sah cu
jurnale".
27. In cadrul formei de inregistrare in contabilitate "pe jurnale", principalele
registre si formulare care se utilizeaza sunt:
- Registrul-jurnal (cod 14-1-1);
- Registrul-inventar (cod 14-1-2);
- Cartea mare (cod 14-1-3);
- jurnale auxiliare;
- Balanta de verificare.
Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizeaza pentru inregistrarea cronologica a
tuturor operatiunilor economico-financiare consemnate in documentele
justificative. Pentru operatiunile care nu au la baza documente justificative se
intocmeste Nota de contabilitate (cod 14-6-2/A).
Notele de contabilitate se intocmesc pe baza de note justificative sau note de
calcul si se inregistreaza in mod cronologic in Registrul-jurnal.
Unitatile pot utiliza jurnale auxiliare pe feluri de operatiuni, cum sunt:
1. Jurnal privind operatiunile de casa si banca (cod 14-6-5);
2. Jurnal privind decontarile cu furnizorii (cod 14-6-6);
3. Situatia incasarii-achitarii facturilor (cod 14-6-7);
4. Jurnal privind consumurile si alte iesiri de stocuri (cod 14-6-8);
5. Jurnal privind salariile si contributia pentru asigurari sociale, protectia
sociala a somerilor si asigurarile de sanatate (cod 14-6-10);
6. Jurnal privind operatiuni diverse (cod 14-6-17).
Lunar sau la alta perioada prevazuta de lege, in fiecare jurnal auxiliar se
stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare inregistrate in cursul
lunii (perioadei), totaluri care se inscriu in Registrul-jurnal.
Contabilitatea analitica se poate tine fie direct pe aceste jurnale (pentru
unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare tipizate comune (fisa de cont
analitic pentru valori materiale, fisa de cont pentru operatiuni diverse etc.)
sau specifice, folosite in acest scop.
Pentru unele conturi, pe langa jurnalul privind operatiunile de credit se
intocmeste si situatia privind operatiunile de debit.
Inregistrarile in jurnale se fac in mod cronologic in tot cursul lunii
(perioadei) sau numai la sfarsitul lunii (perioadei), fie direct pe baza
documentelor justificative, fie pe baza documentelor centralizatoare intocmite
pentru operatiunile aferente lunii (perioadei) respective, care sunt consemnate
cronologic in acestea.
Cartea mare (cod 14-1-3) este documentul de sistematizare contabila care
cuprinde toate conturile sintetice si reflecta existenta si miscarea tuturor
elementelor de activ si de pasiv la un moment dat.
Cartea mare serveste la stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor conturilor
si sta la baza intocmirii balantei de verificare.
Pentru stabilirea rulajelor se preia in Cartea mare rulajul creditor din
jurnalul contului respectiv, iar rulajul debitor se stabileste prin totalizarea
sumelor preluate din coloanele de conturi corespondente ale jurnalelor.
Soldul debitor sau creditor al fiecarui cont se stabileste in functie de
rulajele debitoare si creditoare ale contului respectiv, tinandu-se seama de
soldul de la inceputul anului, care se inscrie pe randul destinat in acest scop.
Balanta de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea
inregistrarii corecte in contabilitate a operatiunilor efectuate si controlul
concordantei dintre contabilitatea sintetica si cea analitica, precum si
principalul instrument pe baza caruia se intocmesc raportarile contabile
stabilite potrivit legii.
Balanta de verificare a conturilor sintetice, precum si balantele de verificare
ale conturilor analitice se intocmesc cel putin anual, la incheierea
exercitiului financiar sau la termenele de intocmire a raportarilor contabile,
la alte perioade prevazute de actele normative in vigoare si ori de cate ori se
considera necesar.
28. In cadrul formei de inregistrare "maestru-sah", principalele registre si
formulare care se utilizeaza sunt:
- Registrul-jurnal (cod 14-1-1);
- Registrul-inventar (cod 14-1-2);
- Cartea mare (sah - cod 14-1-3/a);
- Balanta de verificare.
Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizeaza pentru inregistrarea cronologica
a tuturor operatiunilor economico-financiare consemnate in documentele
justificative, la fel ca in cazul formei de inregistrare "pe jurnale".
In vederea inregistrarii in Registrul-jurnal, documentele justificative sunt
supuse prelucrarii contabile (sortare pe feluri de operatiuni, verificare,
evaluare, contare). Daca pentru acelasi fel de operatiuni exista mai multe
documente justificative, acestea se totalizeaza cu ajutorul documentelor
cumulative intocmite fie pentru debitul, fie pentru creditul contului care
reflecta asemenea operatiuni.
Pentru operatiunile care nu au la baza documente justificative se intocmeste
Nota de contabilitate (cod 14-6-2A).
Cartea mare (sah - cod 14-1-3/a) este documentul de sistematizare a
inregistrarilor contabile in conturile sintetice.
Inregistrarile in Cartea mare (sah) se fac pe baza documentelor justificative, a
documentelor cumulative si a notelor de contabilitate, cronologic, zilnic, lunar
sau ori de cate ori este nevoie. Inregistrarea in acest document, deschis pentru
fiecare cont sintetic, este precedata de inregistrarea in Registrul-jurnal.
La sfarsitul lunii (perioadei), pentru fiecare cont sintetic din Cartea mare
(sah) se stabilesc totaluri ale rulajului contului debitor sau creditor si ale
conturilor corespondente. Totalul sumelor conturilor corespondente trebuie sa
fie egale cu rulajul debitor sau creditor al contului respectiv.
Contabilitatea analitica se tine cu ajutorul formularelor comune (fisa de cont
pentru operatiuni diverse, fisa de cont analitic pentru valori materiale) sau cu
ajutorul formularelor specifice folosite in acest scop.
Balanta de verificare se intocmeste pe baza totalurilor preluate din Cartea mare
(sah), respectiv din fisele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic.
Pentru verificarea inregistrarilor in contabilitatea analitica se pot intocmi
balante de verificare analitice. La institutiile publice, balantele de
verificare sintetice se intocmesc lunar, iar balantele de verificare analitice,
cel mai tarziu la sfarsitul trimestrului pentru care se intocmesc situatiile
financiare.
29. In cazul utilizarii formei de inregistrare combinata "maestru-sah cu
jurnale", pe langa fomularele mentionate la forma de inregistrare "maestru-sah"
se utilizeaza jurnalele auxiliare specifice formei de inregistrare "pe jurnale".
In Cartea mare (sah), pentru fiecare cont sintetic, totalurile lunare stabilite
in jurnal se inscriu atat in coloana destinata rulajului debitor sau creditor,
cat si in coloanele conturilor corespondente.
La institutiile publice si persoanele juridice fara scop patrimonial se poate
folosi forma de inregistrare in contabilitate "maestru-sah simplificat". In
acest caz, contabilitatea sintetica se tine pe fise de cont pentru operatiuni
diverse (cod 14-6-22 si 14-6-22/a), deschise pentru fiecare cont sintetic in
Cartea mare (sah), iar contabilitatea analitica se tine pe fisele mentionate la
forma de inregistrare "maestru-sah".