A. Norme generale
1. Persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991,
republicata, consemneaza operatiunile economico-financiare, in momentul
efectuarii lor, in documente justificative, pe baza carora se fac inregistrari
in contabilitate (jurnale, fise si alte documente contabile, dupa caz).
2. Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente
principale:
- denumirea documentului;
- denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei
juridice/fizice care intocmeste documentul;
- numarul documentului si data intocmirii acestuia;
- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii
economico-financiare (cand este cazul);
- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar,
temeiul legal al efectuarii acesteia;
- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare
efectuate, dupa caz;
- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de
efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de
control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile
respective, dupa caz;
- alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor
efectuate.
Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi
calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate
informatiile prevazute de normele legale in vigoare.
3. In cuprinsul oricarui document emis de catre o societate comerciala trebuie
sa se mentioneze si elementele prevazute de legislatia din domeniu, respectiv
forma juridica, codul unic de inregistrare si capitalul social, dupa caz.
4. Documentele justificative provenite din tranzactii/operatiuni de cumparare a
unor bunuri de la persoane fizice, pe baza de borderouri de achizitii, pot fi
inregistrate in contabilitate numai in cazul in care se face dovada intrarii in
gestiune a bunurilor respective.
5. In cazul in care documentele se refera la cheltuieli pentru prestari de
servicii efectuate de persoane fizice impuse pe baza de norme de venit, pentru a
fi inregistrate in contabilitate, acestea trebuie sa aiba la baza contracte sau
conventii civile, incheiate in acest scop, si documentul prin care se face
dovada platii, respectiv dispozitia de plata/incasare.
6. In conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicata, contabilitatea
se tine in limba romana si in moneda nationala. Contabilitatea operatiunilor
efectuate in valuta se tine atat in moneda nationala, cat si in valuta, potrivit
reglementarilor elaborate in acest sens.
Documentele justificative si financiar-contabile pot fi intocmite si intr-o alta
limba si alta moneda daca acest fapt este prevazut expres printr-un act normativ
(de exemplu, Codul fiscal, referitor la factura).
7. Documentele contabile - jurnale, fise etc. -, care servesc la prelucrarea,
centralizarea si inregistrarea in contabilitate a operatiunilor consemnate in
documentele justificative, intocmite manual sau prin utilizarea sistemelor
informatice de prelucrare automata a datelor, trebuie sa cuprinda elemente cu
privire la:
- felul, numarul si data documentului justificativ;
- sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate;
- conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare;
- semnaturile pentru intocmire si verificare, dupa caz.
8. Inscrierea datelor in documente se face cu cerneala, cu pix cu pasta sau prin
utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, dupa caz.
9. Regimul juridic al documentelor in forma electronica, ce contin date privind
operatiunile economice de schimb sau vanzare de bunuri ori servicii intre
persoane care emit si primesc facturi, bonuri fiscale sau chitante in forma
electronica, este stabilit de Legea nr. 260/2007 privind inregistrarea
operatiunilor comerciale prin mijloace electronice.
Facturile si chitantele in forma electronica, emise fara indeplinirea
conditiilor prevazute de legea mai sus mentionata, nu au calitatea de document
justificativ, in intelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata.
10. In documentele justificative si in cele contabile nu sunt admise stersaturi,
modificari sau alte asemenea procedee, precum si lasarea de spatii libere intre
operatiunile inscrise in acestea sau file lipsa.
Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite,
pentru ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra
corecta.
Corectarea se face in toate exemplarele documentului si se confirma prin
semnatura persoanei care a intocmit/corectat documentul justificativ,
mentionandu-se si data efectuarii corecturii.
11. In cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt
cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, ori
al altor documente pentru care normele de utilizare prevad asemenea restrictii,
documentul intocmit gresit se anuleaza si ramane in carnetul respectiv.
La corectarea documentului justificativ in care se consemneaza operatii de
predare-primire a valorilor materiale si a mijloacelor fixe este necesara
confirmarea, prin semnatura, atat a predatorului, cat si a primitorului.
12. In cazul completarii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de
prelucrare automata a datelor, corecturile sunt admise numai inainte de
prelucrarea acestora, mentionandu-se data rectificarii si semnatura celui care a
facut modificarea. Documentele prezentate in listele de erori, anulari sau
completari (pe baza carora se fac modificari in fisiere sau in baza de date a
unitatii) trebuie sa fie semnate de persoanele imputernicite de conducerea
unitatii.
13. In cazul in care prelucrarea documentelor justificative se face de catre un
tert (persoana fizica sau juridica), in relatiile dintre terti si unitatile
beneficiare este necesar ca pentru efectuarea corespunzatoare a inregistrarilor
in contabilitate sa se respecte urmatoarele reguli:
- documentele justificative sa fie intocmite corect si la timp de catre
unitatile beneficiare, acestea raspunzand de realitatea datelor inscrise in
documentele respective;
- documentele contabile, intocmite de terti pe baza documentelor justificative,
trebuie predate unitatilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele
sau conventiile civile incheiate, tertii raspunzand de corectitudinea
prelucrarii datelor;
- in conditiile in care prestatorul de servicii de prelucrare a documentelor nu
este persoana fizica sau juridica autorizata potrivit Ordonantei Guvernului nr.
65/1994 privind organizarea activitatii de expertiza contabila si a contabililor
autorizati, republicata, unitatile beneficiare trebuie sa efectueze verificarea
documentelor contabile obtinute de la terti, in sensul cuprinderii tuturor
documentelor justificative predate pentru prelucrare, al respectarii
corespondentei conturilor si exactitatii sumelor inregistrate.
14. In vederea inregistrarii in jurnale, fise si in celelalte documente
contabile a operatiunilor economico-financiare consemnate in documentele
justificative, potrivit formelor de inregistrare in contabilitate utilizate de
unitati, se poate face contarea documentelor justificative, indicandu-se
simbolurile conturilor sintetice si analitice, debitoare si creditoare, in
conformitate cu planul de conturi general aplicabil.
Inregistrarile in contabilitatea sintetica si analitica se fac pe baza de
documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui
centralizator in care sunt inscrise mai multe documente justificative al caror
continut se refera la operatiuni de aceeasi natura si perioada.
In cazul operatiunilor contabile pentru care nu se intocmesc documente
justificative, inregistrarile in contabilitate se fac pe baza de note de
contabilitate care au la baza note justificative sau note de calcul, dupa caz.
In cazul stornarilor, pe documentul initial se mentioneaza numarul si data notei
de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operatiunii, iar in nota de
contabilitate de stornare se mentioneaza documentul, data si numarul de ordine
ale operatiunii care face obiectul stornarii.
Corectarea inregistrarilor facute in contabilitate se face numai pe baza notelor
de contabilitate intocmite in acest scop.
Inregistrarile in contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii
documentelor dupa data de intocmire sau de intrare a acestora in unitate si
sistematic, in conturi sintetice si analitice, in conformitate cu regulile
stabilite pentru fiecare forma de inregistrare in contabilitate.
Inregistrarile in contabilitate se pot face manual sau utilizandu-se sistemele
informatice de prelucrare automata a datelor.
15. Factura se intocmeste si se utilizeaza in conformitate cu prevederile
Codului fiscal.
Pentru livrarile de bunuri sau prestarile de servicii pentru care persoanele
impozabile sunt scutite fara drept de deducere a taxei pe valoarea adaugata si
nu sunt obligate sa intocmeasca facturi, in conformitate cu prevederile Codului
fiscal si ale normelor metodologice de aplicare a acestuia, operatiunile
economice se inregistreaza in baza contractelor incheiate intre parti si a
documentelor financiar-contabile sau bancare care sa ateste acele operatiuni,
cum sunt: aviz de insotire a marfii, chitanta, dispozitie de plata/incasare,
extras de cont bancar, nota de contabilitate etc., dupa caz.
16. Registrele de contabilitate si formularele financiar-contabile pot fi
adaptate in functie de specificul si necesitatile persoanelor prevazute la art.
1 din Legea nr. 82/1991, republicata, cu conditia respectarii continutului de
informatii si a normelor de intocmire si utilizare a acestora. Acestea pot fi
pretiparite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare
automata a datelor.
Numarul de exemplare al formularelor financiar-contabile poate fi diferit de cel
prevazut in prezentele norme metodologice, in conditiile in care procedurile
proprii privind organizarea si conducerea contabilitatii impun acest lucru.
In situatia in care activitatea de intocmire a documentelor justificative si
financiar-contabile este incredintata in baza unui contract de prestari de
servicii unor persoane fizice sau juridice, normele proprii interne de intocmire
si utilizare a formularelor respective se adapteaza in mod corespunzator, fiind
obligatoriu sa se prevada in contract clauze referitoare la intocmirea si
utilizarea formularelor in aceste conditii.
Se pot stabili norme proprii de intocmire si utilizare a formularelor
financiar-contabile, cu conditia ca acestea sa nu contravina reglementarilor
legale in vigoare.
Neintocmirea, intocmirea eronata si/sau neutilizarea documentelor justificative
si financiar-contabile, conform prevederilor prezentelor norme metodologice, se
sanctioneaza potrivit dispozitiilor legale.
17. Persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, vor
asigura un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile,
astfel:
- persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor
desemna, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care
sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente;
- fiecare formular va avea un numar de ordine sau o serie, dupa caz, numar sau
serie ce trebuie sa fie secvential(a), stabilit(a) de societate. In alocarea
numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni,
puncte de lucru, sucursale etc.;
- persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, vor emite
proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere ori serii, dupa caz,
prin care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul
sau seria de la care se emite primul document.