NR. 41
Documentele necesare pentru inregistrarea in registrul comertului a
modificarilor privind divizarea unei societati comerciale prin transmiterea unei
parti din patrimoniul sau uneia sau mai multor societati comerciale care sunt
astfel constituite (art. 2501 din Legea nr. 31/1990, republicata, cu
modificarile si completarile ulterioare):
Etapa I
1. Cerere de depunere si mentionare acte pentru desemnarea expertilor/expertului
conform art. 2433 din Legea nr. 31/1990 republicata, cu modificarile si
completarile ulterioare sau hotararea adunarii generale prin care se renunta la
expertiza si depunerea proiectului de fuziune intocmit de fiecare din
societatile participante la fuziune, semnata de reprezentantii acestora
(original);
2. Proiectul de divizare semnat de reprezentantii societatii participante la
divizare (original);
3. Daca este cazul, imputernicire speciala (in forma autentica), avocatiala sau
delegatie pentru persoanele desemnate sa indeplineasca formalitatile legale
(original);
4. Dovezile privind plata taxelor/tarifelor legale:
- taxa judiciara de timbru, in original;
- timbre judiciare;
- taxa de registru ;
- tariful de publicare in Monitorul Oficial, Partea a IV-a.
Etapa a II a
1. Cererea de inregistrare intocmita de societatea supusa divizarii (original);
2. Hotararea adunarii generale a asociatilor/actionarilor privind aprobarea
divizarii, conform art. 246 alin. (1) din lege (original);
3. Actul modificator privind diminuarea capitalului social al societatii supuse
divizarii partiale prin desprinderea unei parti din patrimoniu (original);
4. Actul constitutiv actualizat al societatii care se divizeaza;
5. Dovada publicarii proiectului de divizare vizat de judecatorul delegat.
Confirmarea publicarii se efectueaza de ORCT.
6. Situatia financiara de divizare (copie);
7. Certificatul de inregistrare si, dupa caz, anexa/anexele daca intervin
modificari ale elementelor cuprinse in aceasta (activitate principala, denumire,
forma juridica, sediu) - (original);
8. Dovada verificarii disponibilitatii si a rezervarii firmei si/sau a emblemei
(original);
9. Daca este cazul, acordul pentru utilizarea denumirii, prevazut de art. 39 din
Legea nr. 26/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare
(original);
10. Actele constitutive ale societatilor rezultate prin divizare (originale);
11. Dovezile privind sediile sociale/secundare ale societatilor rezultate (copii);
12. Daca este cazul, avizul privind schimbarea destinatiei imobilelor colective
cu regim de locuinta, prevazut de Legea nr.230/2007 (completat pe formular-tip,
original);
13. Declaratiile date pe propria raspundere, dupa caz, de catre fondatori/administratori/directori/cenzori/membrii
consiliului de supraveghere si ai directoratului sau persoane fizice
reprezentante ale persoanei juridice numita administrator sau cenzor, din care
sa rezulte ca indeplinesc conditiile legale pentru detinerea acestor calitati
(original);
14. Specimenele de semnatura ale reprezentantilor societatii se depun la oficiul
registrului comertului odata cu cererea de inregistrare, daca au fost numiti
prin actul constitutiv si pot fi date in forma autentica la notarul public, in
fata judecatorului delegat, a directorului ORC sau a inlocuitorului acestuia
care va certifica semnatura;
15. Actele de identitate ale fondatorilor, administratorilor, cenzorilor sau
auditorilor persoane fizice (copie);
16. Actele de inregistrare ale fondatorilor, administratorilor, cenzorilor
persoane juridice (copie certificata si, dupa caz, traducerea realizata de un
traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public);
17. Certificatele de cazier fiscal pentru asociatii, actionarii sau
reprezentantii legali ai societatilor comerciale rezultate din divizare, care au
domiciliul/resedinta/sediul in Romania sau pentru persoanele fizice sau juridice
straine, care au aceasta calitate si sunt inregistrate fiscal in Romania sau,
dupa caz, declaratia autentica pe proprie raspundere a persoanei fizice sau a
reprezentantului persoanei juridice straine care nu este inregistrata fiscal in
Romania din care sa rezulte ca nu are datorii fiscale, in original, si, dupa caz,
traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura sa fie
legalizata de un notar public;
18. Declaratia-tip pe propria raspundere (original), semnata de asociati sau de
administratori din care sa rezulte, dupa caz, ca:
- persoana juridica nu desfasoara, la sediul social sau la sediile secundare,
activitatile declarate, o perioada de maximum 3 ani (model 1);
- persoana juridica indeplineste conditiile de functionare prevazute de
legislatia specifica in domeniul sanitar, sanitarveterinar, protectiei mediului
si protectiei muncii, pentru activitatile precizate in declaratia-tip (model 2).
19. Daca este cazul:
- avizele prealabile prevazute de legile speciale (copie);
- imputernicire speciala (in forma autentica), avocatiala sau delegatie pentru
persoanele desemnate sa indeplineasca formalitatile legale (original).
20. Dovezile privind plata taxelor/tarifelor legale:
- taxa judiciara de timbru, in original;
- timbre judiciare;
- taxa de registru;
- tariful de publicare in Monitorul Oficial, Partea a IV-a.
NOTA*:
In situatia in care se hotaraste ca divizarea sa isi produca efecte la o data
ulterioara adoptarii hotararii, incheierea judecatorului delegat va fi
mentionata in registrul comertului iar divizarea va fi inregistrata la data
stabilita de parti pentru producerea efectelor acesteia.
In conformitate cu prevederile art. 17 alin. (2) din Legea nr. 31/1990,
republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, la acelasi sediu pot
functiona mai multe societati, daca este indeplinita cel putin una din
urmatoarele conditii:
- imobilul prin structura lui, permite functionarea mai multor societati in
incaperi diferite;
- cel putin o persoana este, in conditiile legii, asociat in fiecare dintre
societati;
- cel putin unul dintre asociati este proprietar al imobilului ce urmeaza a fi
sediul societatii.
Cererea de inregistrare se va depune dupa trecerea termenului de 30 de zile
de la data publicarii proiectului de
divizare/extrasului in Monitorul Oficial.
In conformitate cu prevederile art. 180 din Legea nr. 31/1990, republicata,
in cazul in care registrul actionarilor este tinut de o societate de registru
independent privat autorizata, este obligatorie mentionarea in registrul
comertului a firmei si a sediului acesteia, precum si a oricaror modificari
intervenite cu privire la aceste elemente de identificare.
Copiile de pe actele doveditoare vor fi certificate pentru conformitate cu
originalele, sub semnatura, cu mentionarea in clar a numelui, de catre
persoanele care, potrivit legii, pot intocmi si semna cererea.
In cazul persoanelor fizice sau juridice nerezidente, actele se depun in
original sau copii certificate si traducerea realizata de un traducator
autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public.
Solutionarea cererii revine in competenta judecatorului delegat care poate
dispune administrarea si a altor acte doveditoare decat cele enumerate.
Redactarea actelor, obtinerea autentificarii sau, dupa caz, darea de data
certa, acordarea de indrumari pentru completarea corecta a cererii de
inregistrare pot fi efectuate, contra cost, prin serviciile de asistenta din
cadrul oficiului registrului comertului de pe langa tribunal.
Formularele se distribuie la sediul ORC sau se pot prelua de pe Internet (www.registrulcomertului.ro/www.onrc.ro).
Cererea de inregistrare, inscrisurile prevazute de lege si dovezile privind
plata taxelor si tarifelor legale, precum si timbrele judiciare corespunzatoare,
indosariate si numerotate, se depun de catre solicitant la ORCT direct, prin
posta, cu scrisoare cu valoare declarata si confirmare de primire, sau prin
mijloace electronice. Cererea transmisa in forma electronica va avea incorporata,
atasata sau logic asociata semnatura electronica extinsa, in acest caz urmand a
se depune dovada achitarii timbrului judiciar.
Inscrisurile a caror inregistrare, mentionare sau publicare se solicita la
ORCT vor fi tehnoredactate de catre solicitant in limba romana, vor fi lizibile,
fara stersaturi sau adaugari, sub sanctiunea respingerii acestora.
*
* *
1. Daca se solicita publicarea in Monitorul Oficial a extrasului din proiectul
de divizare se va depune si extrasul (original);
2. Hotararea AGA va cuprinde: antetul firmei, numarul si data, semnaturile
persoanelor abilitate; de asemenea, in preambul se vor preciza modul de
convocare AGA, precum si indeplinirea conditiilor de validitate a hotararii,
conform dispozitiilor legale sau statutare; in cazul in care actul modificator
este un act aditional in forma autentica, nu se va mai depune si hotararea
adunarii generale in baza careia acesta a fost incheiat.
3. Situatiile financiare vor fi certificate de catre persoanele autorizate,
potrivit legii;
4. La cererea comuna a societatilor care participa la divizare, judecatorul
delegat desemneaza unul sau mai multi experti care actioneaza pentru toate
societatile implicate, dar independent de acestea. Examinarea proiectului de
divizare si intocmirea raportului scris catre actionari nu vor fi necesare daca
toti actionarii/asociatii sau toti detinatorii altor valori mobiliare care
confera dreptul de vot la fiecare dintre societatile participante la divizare
decid astfel.
5. Documentele care atesta drepturile de folosinta asupra spatiilor cu
destinatie de sediu social si/sau de sedii secundare pot fi: extras de carte
funciara, in termen de valabilitate la depunere, dar nu mai vechi de 30 de zile,
contract de vanzare-cumparare, contract de donatie in forma autentica,
certificat de mostenitor, act notarial de iesire din indiviziune sau de
delimitare a proprietatii, hotarare judecatoreasca definitiva privind
proprietatea sau folosinta/uzufructul, hotararea judecatoreasca definitiva de
iesire din indiviziune, proces verbal de receptie a constructiei, act de
adjudecare a imobilului vandut in cadrul executarii silite, contract de schimb,
contract de inchiriere (inregistrat la Administratia Finantelor Publice, pentru
cel incheiat intre persoane fizice si persoane juridice; neinregistrat la
Administratia Finantelor Publice, pentru cel incheiat intre persoane juridice),
contract de subinchiriere, contract de concesiune, contract de leasing imobiliar,
contract de comodat, contract de uz, contract de uzufruct, certificat de rol
fiscal/rol agricol in termen de valabilitate sau orice alt act juridic care
confera dreptul de folosinta, la alegerea solicitantului. Extrasul de carte
funciara si certificatul de rol fiscal/rol agricol se depun in original,
celelalte documente urmand a fi depuse in copie certificata de parte sau in
copie legalizata.
6. Actele constitutive trebuie sa contina clauzele prevazute la art. 7 sau art.
8 din Legea nr. 31/1990, republicata, inclusiv precizarea domeniului si a
activitatii principale. Toate activitatile cuprinse in actele constitutive vor
fi codificate conform Ordinului nr. 337/2007 privind actualizarea clasificarii
activitatilor din economia nationala - CAEN, obiectul de activitate exprimandu-se
prin clase CAEN de patru cifre, pentru activitati;
7. Declaratiile date pe propria raspundere de catre persoanele care, potrivit
legii, au aceasta obligatie, pot fi facute in forma autentica de notarul public,
in forma atestata de avocat in conditiile Legii nr. 51/1995, modificata, sau cu
darea de data certa prin serviciile de asistenta din cadrul ORC;
8. Specimenele de semnatura ale reprezentantilor societatii se depun la oficiul
registrului comertului odata cu cererea de inregistrare, daca au fost numiti
prin actul constitutiv si pot fi date in forma autentica la notarul public, in
fata judecatorului delegat, a directorului ORC sau a inlocuitorului acestuia
care va certifica semnatura;
9. Forma autentica a actului modificator adoptat de asociati este obligatorie
atunci cand printre bunurile reprezentand aport in natura se afla un teren;
modificarea formei juridice a societatii intr-o societate in nume colectiv sau
in comandita simpla;
10. Taxele legale pot fi achitate in numerar sau cu card bancar la casieriile
ORC, precum si cu mandat postal, ordin de plata etc.
11. Daca s-a optat pentru transmiterea documentelor, care atesta inregistrarea
in registrul comertului, prin posta, se percepe un tarif aprobat prin ordin al
ministrului justitiei.
* Prezentul fluturas constituie un ghid general pentru informarea comerciantilor
in legatura cu obligatiile ce le revin pentru indeplinirea formalitatilor
legale, in vederea efectuarii inregistrarilor in registrul comertului si/sau
autorizarea functionarii in baza declaratiilor tip pe propria raspundere.
